はじめに
経理の基礎は記録の部分という話。ここがちゃんとしてないと、全てがぐちゃぐちゃになる。ここが大事な理由、ちゃんとやることでの影響などをまとめた。
大事な理由
経理の仕事は記録と報告で、報告の元になるのは記録した会計データだ。そのため、元データが間違うと、その後のデータは全て間違う。元になる会計データが間違っている場合、各所に報告するデータも連動して間違うことになる。報告の部分だけちゃんとしようと思っても、元データ以上のものになることは無い。
例えば、税務申告や監査対応。そもそものデータが正しければ、特に問題が起きることは無い。逆に、元データが間違っているとその分だけ問題が起こる。
正しく記録するために
正しく記録するためのポイントとして
１，仕組み
２，やり方
の２つがある。
１，仕組み
経理の仕事はルーチンワークがメインなため、元の仕組みがしっかりしていれば、間違いが起こる可能性は大きく下がる。間違いをおこしにくい仕組みづくりをする際にポイントとなるのは
①できる限りシンプルに
②できる限り人の手を通さない
という点だ。
①できる限りシンプルに
複雑な分だけ、わかりにくく、作業も多く、間違いが起こりやすい。そのため、できる限りシンプルにわかりやすくすることが重要。１つ１つの処理をそうすることで、大きく結果が変わってくる。
②できる限り人の手を通さない
「人は絶対間違う」当たり前だが忘れがちの考え。めちゃくちゃ細かくて、全然ミスをしない人でも人間であれば間違うことはある。そうでない人ならなおさら。なので、できる限り人の手を通さないようにすることも間違いを減らす方法の一つ。システムがあるなら、多少面倒でもシステムを通す。Excelで人が作業するより間違う可能性は減る。
２，やり方
もう１つが実際に処理をする際の処理のやり方だ。大事なポイントは
①必ず確認する
②最後までやりきる
の２つ
①必ず確認する
経理では当たり前のことではあるが、１つの作業・１つの区切り度に毎回必ず確認する。慣れてくると省略しがちのステップだが、これをやることで間違う可能性が極端に下る。
②最後までやりきる
毎回不明点を残さず最後までやりきる。これも間違わずに記録するためには大事なポイント。月次で不明だからといって、毎回不明なまま残しておくとどんどん溜まっていく。そして、時間が立つほど解決にかかる労力も大きくなる。
経理の仕事は翌月になっても不明残は消えてくれない。毎月、毎月とにかく最後までやりきるのが正しく記録する上で意外と大事なポイント。