はじめに
総務とは？について改めて考えてみる。なんとなくの自分のイメージは「やらんとあかんけど、担当者がついてないバックオフィス業務全般」という感じ。事業に直接関わることは無いが、それ以外は全て回ってくる。人事や経理の役割も社内に人がいなかったりすれば普通に兼任になることもある。実際に前いた会社では経費精算は総務の業務だった。
こんな総務について、辞書の意味から整理して改めて考えてみる。
言葉の定義
そもそもの言葉の定義について考える。
リサーチ１
辞書・ウィキペディア・ネット記事を調べてみる。
組織全体に関する事務を扱うこと。また、その職にある人や、その部署。
引用元：【辞書】goo辞書 デジタル大辞泉（小学館）
全体の事務をまとめ、処理すること。また、その職あるいは人。
引用元：【辞書】コトバンク 精選版 日本国語大辞典
事務の全般をまとめる。
引用元：【辞書】コトバンク 平凡社「普及版 字通」
総務（そうむ）とは組織全体に関する事務を扱う業務、あるいは、職務のこと。
引用元：【ウィキペディア】
総務とは組織全体に関する業務を扱う仕事です。業務内容は企業によってさまざまですが、とにかく担当領域が広いことが特徴です。業務の一例としては、来客対応・オフィスの備品や建物の管理・社内行事の企画運営・防災防犯対策…などを幅広く担当します。また、企業によっては、総務が経理や人事、法務などを兼任することもあります。
引用元：【ネット記事】エン転職
総務部は企業の事務業務および各部門の管理業務を担う部門です。その業務領域は、企業によって異なりますが、ビジネス環境の変化による組織改編が著しい昨今、総務部門の業務範囲は非常に広くなっており、業務ごとに分離・独立を繰り返しているのが実情です。人事部や経理部、法務部、広報部などは、総務部から分離・独立した部門だといえます。
引用元：【ネット記事】大塚商会
総務の仕事内容は非常に多岐にわたっており、営業などとは異なり一概に「このような仕事を行う部署」と言い切れない面があります。しかし、多くの場合「どの部門にも属さない業務」や「各部署の仕事を円滑に進行するためのサポート」が総務の仕事とされているようです。
引用元：【ネット記事】パソナ・パナソニックビジネスサービス
総務の役割は、会社運営をスムーズにすることと、社員が気持ち良く働けるよう環境を整備することです。備品管理や施設管理のほか、福利厚生の整備や社内イベント企画、各種書類の作成・管理など、会社全体の幅広い業務に携わるのが特徴です。
引用元：【ネット記事】アデコ
リサーチ結果１
「辞書・ウィキペディア」と「ネット記事」の間に大きな違いがあった。辞書・ウィキペディアでは総務は事務のことを指しており、ネット記事ではバックオフィス内で他部署がやること以外全てを指していた。
定義がはっきりしなかったため、追加で「事務」についてリサーチする。
リサーチ２
「事務」について
役所・会社などで、書類・帳簿の作成・処理など、主として机の上でする仕事。
引用元：【辞書】goo辞書 デジタル大辞泉（小学館）
① 取り扱う事柄。仕事。つとめ。
引用元：【辞書】コトバンク 精選版 日本国語大辞典
② 役所、会社、商店などの、主として机上で行なう仕事。
事務（じむ）とは、主に役所や会社などで書類の作成や整理などを行う作業全般と、これを専門に行う職業のこと。
引用元：【ウィキペディア】
机の上で行われる作業が主となるため、デスクワークともいうが、20世紀末よりパーソナルコンピュータやコンピュータ端末などの操作も含まれるようになってきている。同様の関連語には、事務所（オフィス）内で働く労働者としてのホワイトカラーがある。
リサーチ結果２
リサーチの結果、事務とは「主として机上で行う仕事」であった。現在の総務は机上で行う仕事が中心であるものの、それだけではない。その意味では辞書での定義は現在において１００％正しいとは言えない。
実務上の業務も踏まえて定義を考えると、やはり「バックオフィス内で他部署がやらない仕事全て」というのがしっくりくる。
定義
上記より、総務とは「バックオフィス内で他部署がやらない仕事全て」と定義できる。
実務
業務例
ウィキペディアに総務の業務例の記載があったので、それを記載する。とにかく多い。
- 定款案（草案）起草の補佐、改正議案作成の補佐
- 経営企画、経営補佐、参謀、経営資料作成、経営理念の策定の補助
- 全社的活動の推進と支援
- 株主総会、取締役会、経営会議などの運営、議事次第の作成
- 株主総会事務局業務、少数株主等の権利行使書面の事務処理
- 議事録の作成の補佐・保管
- 書面投票制度、電子投票制度の運用、累積投票制度の運用
- 総会屋対策、想定問答集作成
- 役員選挙の実施、選挙管理事務
- （上場企業・公開会社では、）証券取引所等の手続き、事務
- 社員名簿又は株主名簿の管理
- 社債発行に関する事務、社債管理者との打ち合わせ、少人数私募債の管理
- 広報、記者会見、マスコミ対応
- ウェブページの管理・更新
- IR（インベスター・リレーションズ・投資家情報）の発信、営業報告書の作成
- コーポレートガバナンスに関する事務
- 内部統制に関する事務、日本版SOX法対応、内部統制報告書
- 内規（社内規則、就業規則）の整備
- 地域社会との交渉、対応、企業の社会的責任（英: corporate social responsibility、略称：CSR）に関する業務
- 品質管理、製造物責任法（PL法）対応
- 官公署（行政庁）の手続、許認可申請、行政庁との折衝、業法の法令順守（企業コンプライアンス）
- 公共事業入札の手続
- 国際規格、ISO、ハラール等の認証取得の手続き、事務
- 国内規格、JIS、エコマーク、プライバシーマーク等の認証取得の手続き、事務
- 各種統計・市場調査
- 企業風土醸成、企業文化創成
- ブランディング（ブランド戦略）ブランドネームやロゴ・意匠の管理
- 組織の編成、 機関設計
- 印章（社印等）の管理
- 法人番号、マイナンバー、個人情報等の管理
- 知的財産権（特許権、著作権等）の管理
- 登記の事務（商業登記）
- 契約書の作成（厳密には対外文書作成、契約内容の交渉は外務（営業）に含まれ、案の作成は法制執務類似の行為に含まれ得る）
- 契約書等、対外文書の管理・保管
- 稟議書等、社内文書の管理・保管
- 辞令、訓示、業務連絡、指示等の社内連絡の伝達、トップダウン(上意下達)の伝達
- 社内報等の発行
- 従業員の士気向上、動機付け
- 従業員教育、社員教育、研修の実施、マニュアル作成
- ボトムアップ手法、従業員の面接、意見聴取、アンケート
- 不動産（オフィス、建物）の管理
- 動産（備品、車両）の調達・管理
- ファシリティマネジメント・オフィスのレイアウト
- 社員食堂の管理
- 秘書・ セクレタリーサービス
- 社宅管理、手配、出張手配、海外赴任手配、航空券の手配、査証（ビザ）の手配、リロケーションサービス
- 外国人専門家招聘、入国管理手続
- 郵便物管理
- 顧客管理、盆歳暮、贈答品、挨拶状、年賀状等の手配
- 部門間調整、仕事の分配
- 消防・防災計画、避難訓練、防火管理者等の設置、非常食等の確保
- 防犯・警備計画、守衛、警備の統括
- 鍵、セキュリティの管理
- 衛生計画
- 情報網・連絡網の整備
- 情報通信・IT・情報システム
- 社内美化・清掃の計画
- 社員旅行、社葬、記念式典等の行事運営企画
- 慶弔事務、弔電・供花の手配
- 庶務
- その他何れの部署も担当しない事務
他部署との関係
総務とバックオフィスの他部署の関係は業務の視点で見ると、横並びではなく重複する関係の様に感じる。イメージとしては以下。
他部署が担当しない仕事は全て回ってくるというのがあり、かつ会社によってはある程度専門的な業務も部署が無いために総務で行うこともあるためである。
特徴
特徴
総務について実際に関わっていて感じる特徴は以下である。
①業務範囲が広い
②会社によりやることが違う
③手続きが多い
以下、個別に解説する。
①業務範囲が広い
業務例に記載したようにとにかく範囲が広い。他部署が担当しているもの以外全てなので、いくらでも業務は増えていく。特に急成長している企業になると、毎月の様に仕事が増えたりする。
②会社によりやることが違う
会社によって必要な業務・不要な業務、総務が担当・総務外が担当、と物凄くバラバラである。同業種の企業であれば比較的似ていることがあるが、それでも全く同じということはなかなか無い。
③手続きが多い
手続き・届け出系は総務が行うことが多い。消防関連の毎年必要な手続きや、入居しているオフィスで毎年求められる書類等、その中でもやはり部署がはっきりしない種類のものが多い。
最後に
改めて整理してみると、総務という仕事の特殊性を感じた。「他部署がしないことは全て総務の仕事」と、何をすればいいか具体的には決まっていないという所が特に特殊だと感じた。経理であれば最低限必要な業務は明確で、どうすればスキルアップするか？等もわかりやすい。総務の場合はそれが明確ではない。
総務のプロとははたしてなんだろうか？と思った。